Tidsplan

Om man slipper göra det extra planeringsarbetet som vi stod inför, eftersom vi inte hade några som helst riktlinjer frän tidigare projekt, är det rimligt att det går att genomföra en stor lajv med tolv månaders varsel. Som vi snart ska se är det mycket osannolikt att man klarar det utsatta datumet om man har mindre tid på sig. För att genomföra en större lajv krävs minst 12 till 18 månaders framförhållning. Att sjösätta ett projekt med kortare varsel än så är knappast genomförbart. Många har försökt, men ingen har lyckats. Alla har antingen fått ställa in eller flytta fram. Och om de inte flyttat fram lajven tillräckligt (minst ett år) så har de fått flytta fram den igen.

En tidsplan är ett schema där man bestämmer när man ska göra något och när det ska vara klart. Ju närmare lajven man planerar för desto mer måste man precisera tidsanvändningen. Nytegs tidsplanering var först uppdelad i vår -96, sommar -96, tidig resp. sen höst -96. Början av -97 planerade vi för månadsvis, för att i maj gå över till veckoplanering och 2 veckor innan lajven ha dag för dag-planering. Denna uppdelning visade sig fungera väl. Observera att detta gäller den tidsplan vi gjorde i projektets inledning. När vi sedan arbetade heltid hade vi givetvis även en veckoplanering inför varje ny arbetsvecka.

Det första man måste bestämma är när lajven ska äga rum. Detta datum kan man vara tvungen att ändra om man i arbetet med sin tidsplan märker att det inte går att klämma in allt arbete mellan nu och då. Av stor vikt är över vilka dagar man placerar en stor lajv. Börja aldrig spelet på en lördag. Om lajven ska vara fem-sex dagar lång så innebär detta att det kommer krävas minst en förberedelsedag för alla grupper. Om spelet börjar på en lördag kommer frestelsen att arbeta veckan ut vara för stor för många deltagare som därmed inte dyker upp på området förrän på fredag kväll. Är dessa tillräckligt många innebär detta med största sannolikhet att lajven blir försenad. Måndag är heller inte bra eftersom det inte går att få matleveranser under helgen och dessa vill man inte ha för lång tid i förväg.

På Nyteg gjorde vi så att vi lade in en förberedelsedag i programmet för lajven. D v s vi satte lajvens startdatum till den 5:e men spelets start till den 6:e. Detta visade sig fungera ypperligt väl och för första gången lyckades en lajv i den större storleksordningen med ett omfattande bybygge starta utan en sekunds försening. Förberedelsedagen var visserligen inte den enda orsaken till detta, andra kommer ni att komma underfund med i kapitlet logistik (6.8), men den var säkerligen klart bidragande.

Tidsplanen hålls genom att man som arrangör sätter upp en mängd deadlines för arbetet. Listan som följer tar upp de viktigaste områdena och de tidpunkter som de bör vara klara vid. För enkelhets skull har vi utgått frän att lajven spelas vid motsvarande tid som Nyteg, i början av juli. Att korrigera tiderna framåt eller bakåt beroende på när ni tänkt att er lajv ska spelas borde inte vara några problem. En sak är dock att observera, nämligen att vissa deadlines inte påverkas av när lajven ska spelas, om det är en stor sommarlajv, och det är de som gäller sista anmälnings och betalningsdag. Man måste tyvärr inse att det är mycket annat som spelar roll i deltagarnas liv. Otrevligheter som sommarjobb och annat sådant man inte kan påverka gör att de allra flesta inte vet om de kan deltaga vid utsatt datum förrän en bra bit in på våren. Att tidigarelägga sista anmälningsdagen mer än vad vi rekommenderar är därför inte speciellt verkningsfullt. Man riskerar bara att få väldigt många avhopp.